Politique de Confidentialité.

I. CHAMPS D’APPLICATION

La présente politique de confidentialité (ci-après « la Politique ») a pour objet d’expliquer comment la société UNLATCH, société par action simplifiée au capital de 43 867€, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 751 555 723 et ayant son siège social sis 128 rue la Boétie, 75008 PARIS, (ci-après « UNLATCH » ou « nous »), collecte et traite les données à caractère personnel des utilisateurs de ses services en qualité de responsable de traitement.

Les termes suivants sont employés dans la Politique conformément à leur définition issue du règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données (ci-après « RGPD ») : donnée à caractère personnel (ci-après les « Données »), traitement, responsable de traitement, sous-traitant.

La Politique s’applique aux traitements de Données que nous réalisons en qualité de responsable de traitement via notre site internet « getunlatch.com » et nos logiciels associés (ci-après les « Plateformes »). Les personnes concernées par la Politique sont les personnes physiques qui visitent nos Plateformes et, le cas échéant, utilise les services que nous y proposons (ci-après les « Utilisateurs » ou « Vous »).

En revanche, la Politique ne couvre pas :

• les traitements de Données que nous réalisons en qualité de sous-traitant :

C’est le cas lorsque nous traitons des Données confiées par nos clients dans le cadre de la réalisation de nos missions de prestation de service. Par exemple, nos clients (ou leurs employés) sont amenés à déposer sur nos Plateformes des documents, messages et informations relatifs à leur activité, lesquels peuvent contenir des Données. Nous hébergeons alors ces Données et le client demeure le responsable de traitement. Nous n’avons aucun contrôle sur les modalités et finalités de collecte de ces Données ainsi que sur les pratiques de nos clients en matière de confidentialité et de sécurité. 

• Les traitements de Données de nos candidats à un poste, de nos salariés, de nos actionnaires ou des représentants de nos fournisseurs et clients.

Nous vous recommandons de lire la présente Politique dans son intégralité afin que vous soyez pleinement informé.

Nous ne collectons vos Données que dans les hypothèses suivantes :

• Vous êtes l’un de nos clients personne physique ;
• Vous êtes le représentant légal personne physique de l’un de nos clients personne morale ;
• Vous êtes un employé de l’un de nos clients et bénéficiez d’un espace personnel sur l’une de nos Plateformes ;
• Vous avez visité/utilisé nos Plateformes ;
• Vous avez directement pris contact avec nous.

II. FINALITÉS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DE VOS DONNÉES

• La gestion de vos accès à votre espace personnel 

Lorsque vous bénéficiez d’un espace personnel sur l’une de nos Plateformes, nous souhaitons pouvoir vous identifier avant de vous laisser y accéder. Cette identification est l’une des mesures que nous mettons en œuvre afin de garantir que vous êtes le seul à pouvoir accéder à votre espace personnel. 

A cette fin, nous collectons et enregistrons les principales Données suivantes : nom, prénom, adresse électronique, téléphone professionnel, login, mot de passe, adresse IP.

Si vous refusez que nous collections ces données, vous ne pourrez pas accéder à votre espace Personnel.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH et expliqués ci-dessus.

• La réalisation d’une opération de signature électronique

Nous offrons aux clients de nos Plateformes, la possibilité de procéder à la signature électronique de documents. Le client demeure responsable du contenu du document e-signé et de son utilisation. 

Le processus de signature électronique implique de traiter des Données des signataires et des parties au processus de signature afin de les identifier, d’assurer la validité des transactions électroniques et de conserver les preuves de transactions électroniques. Les Données collectées sont notamment vos nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone et le cas échéant carte d’identité ou passeport de ces personnes. Nous sous-traitons l’ensemble du procédé de signature électronique ainsi que les traitements de Données correspondants à notre prestataire, la société DOCUSIGN. 

Par ailleurs, l’utilisation de DOCUSIGN peut également impliquer d’autres traitements de Données pour lesquels DOCUSIGN est responsable de traitement. Nous vous invitons sur ce point à consulter sa politique de confidentialité. 

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH et expliqués ci-dessus.

• L’envoi d’un courrier recommandé électronique

Nous offrons aux clients de nos Plateformes, la possibilité d’envoyer des lettres recommandées électroniques. Le client demeure responsable du contenu du document envoyé et de son utilisation. 

Le processus d’envoi de recommandé électronique implique de traiter des Données de l’émetteur et du destinataire du courrier notamment afin de les identifier et d’assurer la validité de l’envoi du courrier. Les Données ainsi traitées sont notamment vos nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, carte d’identité ou passeport ou vidéo (dans le cadre d’une identification par vidéo). Nous sous-traitons l’ensemble du procédé d’envoi de recommandé électronique ainsi que les traitements de Données correspondant à notre prestataire, la société AR24. 

Par ailleurs, l’utilisation de AR24 peut également impliquer d’autres traitements de Données pour lesquels AR24 est responsable de traitement. Nous vous invitons sur ce point à consulter sa politique de confidentialité. 

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH et expliqués ci-dessus.

• L’assistance technique

Les Utilisateurs de nos Plateformes bénéficient d’une assistance technique par téléphone et par courriel. 

Dans ce cadre, nous collectons et enregistrons la date et la nature des incidents en question ainsi que vos Données d’identification (nom, prénom, adresse électronique, téléphone, fonction, société). Le traitement de ces données est nécessaire afin de résoudre les problématiques rencontrées, et plus généralement afin de maintenir l’effectivité et la sécurité de nos services.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH et expliqués ci-dessus.

• L’optimisation de votre expérience de navigation

Lorsque vous utilisez nos Plateformes, nous recueillons automatiquement (i) certaines Données relatives à votre navigation, telles que les données du journal Web, les URL des pages consultées, le temps passé sur des pages consultées, la date et l’heure de connexion, les journaux d’erreurs ; ainsi que (ii) certaines données relatives à vos appareils telles que l'adresse IP, le numéro d'identification de votre appareil, le type de navigateur, le fournisseur de services Internet, le système d’exploitation. Ces Données nous servent à améliorer la performance de nos services, ainsi qu’à évaluer et à personnaliser votre expérience de navigation.

Nous utilisons pour ce faire des « cookies », qui sont des fichiers texte contenant de petites quantités d’informations (y compris éventuellement des Données) et qui sont déposés sur votre appareil. Ces cookies nous permettent notamment de sauvegarder vos préférences d’utilisation de nos services. Par exemple, nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse web qui utilise des cookies pour nous aider à analyser la manière dont nos sites web sont utilisés, y compris le nombre de visiteurs, les sites Web à partir desquels les visiteurs ont navigué vers nos sites Web, et les pages de nos sites Web vers lesquelles les visiteurs naviguent. 

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH et expliqués ci-dessus ainsi que sur votre consentement.

• L’envoi de communications marketing

Si vous êtes un employé de l’un de nos clients qui utilise nos services ou si vous nous contactez directement, nous utiliserons certaines de vos Données (nom, prénom et adresse électronique, numéro de téléphone) afin de vous envoyer des informations marketing, des recommandations de produits et d’autres communications non-transactionnelles relatives à nos services. Ce traitement est nécessaire à notre propre développement commercial. Nous pouvons être amenés à confier l’envoi de ces notifications à l’un de nos sous-traitant « MailChimp » ou « ActivCampaign ». 

Vous avez la possibilité à tout moment de ne plus figurer sur nos listes de diffusion en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans les notifications que vous recevez.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH ou dans la mesure où vous avez fourni votre consentement préalable.

• Le recueil d’information sur nos prospects

Lorsque vous consultez nos sites internet, vous pouvez nous contacter en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Les informations de ce formulaire arrivent sur une adresse email de l’entreprise et sont ensuite traités par l'équipe commerciale. Nous collectons et enregistrons alors ces emails et les Données qu’ils contiennent. Ce traitement nous sert à identifier les opportunités clients.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par UNLATCH.

III. DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES

Nous communiquons vos Données aux seules catégories de personnes définies ci-dessous :

• Nos employés : Vos Données sont accessibles à nos seuls employés dont les fonctions l’exigent (en particulier ceux du service commercial et du service technique) qui en ont reçu instruction et qui sont en toute hypothèse soumis à une obligation de confidentialité ;
  
• Nos sous-traitants : Vos Données pourront être communiquées à nos prestataires dans le seul but de faire réaliser les traitements pour lesquels elles ont été recueillies initialement. Dans ce contexte, nos prestataires sont des sous-traitants de Données au sens du RGPD, ils agissent sur nos instructions et pour notre compte. UNLATCH ne sous-traite le traitement des données qu’à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Nos principaux sous-traitants sont Amazon Web Service et OVH pour l’hébergement des Données ;
  
• Les Autorités : Vos Données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître (organismes publics, administration judiciaire…). 

IV. TRANSFERTS À L'INTERNATIONAL

Nous faisons nos meilleurs efforts pour minimiser les hypothèses dans lesquelles vos Données seraient transférées à l’international. Ainsi, nous faisons héberger vos Données par nos sous-traitant au sein de l’Espace Economique Européen. Nous ne procédons donc pas directement à des transferts de vos Données à l’international.

Néanmoins, certains de nos sous-traitants qui ont accès aux Données sont basés aux Etats-Unis, ce qui constitue un transfert à l’international au sens du RGPD. Dans ce cas, nous veillons à ce que ces transferts soient couverts par des garanties appropriées au sens du RGPD et notamment l’existence de clauses contractuelles types.

Aussi, Unlatch peut faire appel à des prestataires (fournisseurs de services invisibles) dont le recours entraîne des transferts de données personnelles hors de l’Union européenne. Dans ce cas, Unlatch met en place les mesures nécessaires afin que les données transférées bénéficient des garanties appropriées telles que requises par la réglementation applicable. En particulier, Unlatch met en place avec lesdits prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vous reconnaissez et acceptez expressément l’existence de ces transferts.

V. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons vos Données uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées et selon ce qui est prévu par les lois en vigueur. A l’issue de cette durée, nous supprimons ou anonymisons les Données. Dans le cas où des limites techniques empêcheraient la suppression ou l’anonymisation, nous protégeons les Données et limitons une utilisation active de celles-ci. Pour toute demande de précision concernant la durée de conservation des Données, nous vous invitons à prendre contact avec notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : alexandre.larzat@getunlatch.com.

VI. VOS DROITS AU REGARD DE VOS DONNÉES

Vous bénéficiez des droits listés ci-après, conformément au RGPD.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter directement par e-mail à l’adresse suivante : support@getunlatch.com. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (https://www.cnil.fr/professionnel).

Nous répondrons à vos demandes dans un délai d’un mois, ce délai pouvant être prolongé à deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans le cas où vos demandes seraient manifestement infondées ou excessives, nous pourrons refuser d’y donner suite ou facturer sa réponse. 

• Retrait du consentement : Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement de tout ou partie de vos Données. Le retrait du consentement peut empêcher l’exécution de certains services.
  
• Accès aux données : Vous pouvez nous demander des précisions sur les Données auxquelles nous avons accès ainsi que les traitements que nous effectuons. Vous pouvez également nous demander à obtenir une copie des Données en cours de traitement. Toute copie supplémentaire sera facturée.
  
• Rectification des données : Vous pouvez nous demander de rectifier dans les meilleurs délais les Données vous concernant qui sont inexactes.
  
• Effacement des données : Vous pouvez à tout moment, dans les conditions du RGPD, demander que certaines ou toutes vos Données soient supprimées dans les meilleurs délais. Le cas échéant, nous informerons les destinataires de ces Données de votre demande. Cette action peut empêcher l’exécution de certains services.
  
• Limitation du traitement : Dans les hypothèses ci-dessous, vous pouvez nous demander de stopper toute action sur vos Données, à l’exception de leur conservation : (i) Vous contestez l’exactitude des Données vous concernant, (ii) Vous estimez que le traitement est illicite, (iii) A l’issu du traitement, vous ne souhaitez pas que vos Données soient totalement supprimées. Dans ce cas, nous communiquerons dans la mesure du possible cette demande à tout destinataire de vos Données et prendrons contact avec vous pour connaître les causes de cette demande et tenter d'y remédier le cas échéant.
  
• Portabilité des données : Vous pouvez nous demander de recevoir communication de toutes les Données vous concernant en notre possession, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou si cela est techniquement possible, que ces données soient transférées à un autre responsable de traitement.

VII. SECURITE DES DONNEES

Nous nous efforçons de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin de protéger vos Données, et notamment les mesures suivantes :

• Contrôle d'accès des utilisateurs : mot de passe sécurisé pour la connexion à l'espace client 
• Mesures de protection des logiciels : utilisation de Linux, mises à jour et correctifs de sécurité
• Sauvegarde des données : back up toutes les heures avec conservation 10 ans chez OVH
• Chiffrement des données : site accessible en https
• Contrôle des sous-traitants : vérification de la politique de confidentialité de chaque sous-traitant ;
• Autres mesures : locaux sécurisés 
• Ordinateurs de nos employés accessibles avec mot de passe et protégés par des antivirus et firewall mis à jour régulièrement ;
• Mise en place de la présente politique de confidentialité
• Sensibilisation des employés ;
• Actions disciplinaires prévues à l’encontre des employés qui accèdent aux données traitées sans autorisation.

Par ailleurs, veuillez noter que toute violation de vos Données sera notifiée à la CNIL dans un délai maximum de 72 heures au plus tard après que nous en ayons pris connaissance, sauf si cette violation n’est pas susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés. 

Nous vous notifierons également, dans les meilleurs délais, cette violation à la condition qu’elle soit susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés dans les conditions du RGPD.

VIII. ACTUALITÉ ET MODIFICATION DE LA POLITIQUE

La date de la dernière révision de la Politique est le 8 janvier 2021.

En raison du développement constant de nos Plateformes et de nos services, et sur la base d'exigences légales, il peut être nécessaire de modifier cette Politique. Les personnes concernées seront informées de toute révision de la Politique et leur consentement sera requis si nécessaire.

IX. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Nous avons nommé un délégué à la protection des données afin de nous aider dans la mise en conformité de nos services avec le RGPD.

Il s’agit de : Monsieur Alexandre Larzat, alexandre.larzat@getunlatch.com

Nous vous invitons à le contacter pour toute question relative au traitement de vos données.

A Paris, le 13 mai 2024.