Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

I. CAMPOS DE APLICACIÓN

El objetivo de esta política de privacidad (en adelante, "la Política") es explicar cómo UNLATCH SPAIN SL con un capital de 150.000 euros, inscrita en el Registro Mercantil de Madrid con NIF B6855050 y con domicilio social en Calle Serrano 90, 28006 PARÍS, (en adelante, "UNLATCH" o "nosotros"), recoge y trata los datos personales de los usuarios de estos servicios en su calidad de responsable.

Los siguientes términos se utilizan en la Política de acuerdo con su definición según el Reglamento de Protección de Datos (UE) 2016/679 (en adelante "GDPR"): datos personales (en adelante "Datos"), tratamiento, responsable del tratamiento, encargado del tratamiento.

La Política se aplica al tratamiento de datos que realizamos como responsables del mismo a través de nuestro sitio web "getunlatch.com/es/" y nuestro software asociado (en adelante, la "Plataforma"). Las personas implicadas en la Política son las personas físicas que visitan nuestra Plataforma y, en su caso, utilizan los servicios que ofrecemos en ella (en adelante los "Usuarios").

Sin embargo, la póliza no cubre:

• Tratamiento de datos que realizamos como subcontratistas:

Este es el caso cuando tratamos datos confiados por nuestros clientes en el curso de la prestación de nuestros servicios. Por ejemplo, nuestros clientes (o sus empleados) pueden publicar documentos, mensajes e información sobre su negocio en nuestra Plataforma, que pueden contener datos. Nosotros alojamos esos datos siendo el cliente el responsable. No tenemos ningún control sobre la forma y la finalidad con la que se recogen los datos y las prácticas de privacidad y seguridad de nuestros clientes. 

• Tratamiento de datos de nuestros solicitantes de empleo, empleados, accionistas o representantes de nuestros proveedores y clientes:

Le recomendamos que lea esta política en su totalidad para estar plenamente informado.

Sólo recogeremos sus datos en las siguientes circunstancias:

• Usted es uno de nuestros clientes que es una persona física;
• Usted es el representante legal de uno de nuestros clientes que es una persona jurídica;
• Usted es un empleado de uno de nuestros clientes y tiene un espacio personal en nuestra plataforma;
• Ha visitado/utilizado nuestra plataforma;
• Se ha puesto en contacto con nosotros directamente.

II. FINALIDAD DE LA RECOGIDA Y UTILIZACIÓN DE DATOS

• Gestionar el acceso a su espacio personal 

Cuando tiene un espacio personal en nuestra plataformas, necesitamos poder identificarle antes de darle acceso. Esta identificación es una de las medidas que aplicamos para garantizar que sólo usted pueda acceder a su espacio personal. 

Para ello, recogemos y registramos los siguientes datos principales: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, nombre de usuario, contraseña, dirección IP.

Si no quiere que recojamos estos datos, no podrá acceder a su espacio personal.

Base jurídica: este tratamiento se basa en los intereses legítimos perseguidos por UNLATCH y explicados anteriormente.

• La realización de una operación de firma electrónica

Ofrecemos a los clientes de nuestra plataforma la posibilidad de proceder a la firma electrónica de documentos. El cliente sigue siendo responsable del contenido del documento firmado electrónicamente y de su uso. 

El proceso de firma electrónica implica el tratamiento de los datos de los firmantes y de las partes del proceso de firma con el fin de identificarlos, garantizar la validez de las transacciones electrónicas y conservar las pruebas de las mismas. Los datos recogidos incluyen su nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono y, en su caso, el documento de identidad o pasaporte de estas personas. Subcontratamos todo el proceso de firma electrónica y el correspondiente tratamiento de datos a nuestro proveedor de servicios, DOCUSIGN. 

Además, el uso de DOCUSIGN también puede implicar otras operaciones de procesamiento de datos para las que DOCUSIGN es el responsable de los mismos. Le invitamos a consultar su política de privacidad. 

Base jurídica: este tratamiento se basa en los intereses legítimos perseguidos por UNLATCH y explicados anteriormente.

• Asistencia técnica

Los Usuarios de nuestra Plataforma se benefician de asistencia técnica por teléfono y por correo electrónico. 

En este contexto, recogemos y registramos la fecha y la naturaleza de los incidentes en cuestión, así como sus datos de identificación (apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, función, empresa). El tratamiento de estos datos es necesario para resolver los problemas encontrados y, en general, para mantener la eficacia y la seguridad de nuestros servicios.

Base jurídica: este tratamiento se basa en los intereses legítimos perseguidos por UNLATCH y explicados anteriormente.

• Optimización de la experiencia de navegación

Cuando usted utiliza nuestras plataformas, recopilamos automáticamente (i) determinados datos relativos a su experiencia de navegación, como datos de registro web, URL de las páginas visitadas, tiempo de permanencia en las páginas visitadas, fecha y hora de conexión, registros de errores; así como (ii) determinados datos relativos a sus dispositivos, como la dirección IP, el ID del dispositivo, el tipo de navegador, el proveedor de servicios de Internet y el sistema operativo. Utilizamos estos datos para mejorar el rendimiento de nuestros servicios y para evaluar y personalizar su experiencia de navegación.

Lo hacemos mediante el uso de "cookies", que son archivos de texto que contienen pequeñas cantidades de información (incluyendo posiblemente Datos) que se depositan en su dispositivo. Estas cookies nos permiten guardar sus preferencias para utilizar nuestros servicios. Por ejemplo, utilizamos Google Analytics, un servicio de análisis web que utiliza cookies para ayudarnos a analizar cómo se utilizan nuestros sitios web, incluido el número de visitantes, los sitios web de los que proceden y cómo utilizan nuestros servicios.

Base legal: este tratamiento se basa en los intereses legítimos perseguidos por UNLATCH y explicados anteriormente y en su consentimiento.

• Envío de comunicaciones de marketing

Si usted es un empleado de uno de nuestros clientes que utiliza nuestros servicios o si se pone en contacto con nosotros directamente, utilizaremos algunos de sus datos (nombre, apellidos y dirección de correo electrónico, número de teléfono) para enviarle información de marketing, recomendaciones de productos y otras comunicaciones no transaccionales relacionadas con nuestros servicios. Este tratamiento es necesario para nuestro propio desarrollo empresarial. Podemos externalizar el envío de estas notificaciones a uno de nuestros subcontratistas "MailChimp" o "ActivCampaign". 

Puede excluirse de nuestras listas de correo en cualquier momento haciendo clic en el botón de exclusión que aparece en las notificaciones que recibe.

Base jurídica: Este tratamiento se basa en los intereses legítimos perseguidos por UNLATCH o en la medida en que usted haya dado su consentimiento previo.

• Recogida de información sobre nuestros clientes potenciales

Cuando visite nuestros sitios web, puede ponerse en contacto con nosotros rellenando el formulario previsto para ello. La información de este formulario se envía a una dirección de correo electrónico de la empresa y es procesada por el equipo de ventas. A continuación, recogemos y almacenamos estos correos electrónicos y los datos que contienen. Utilizamos este procesamiento para identificar las oportunidades de los clientes.

Base jurídica: este tratamiento se basa en los intereses legítimos que persigue UNLATCH.

III. DESTINATARIOS DE SUS DATOS

Sólo revelamos sus datos a las categorías de personas definidas a continuación

• Nuestros empleados: Sus datos sólo son accesibles para nuestros empleados cuyas funciones lo requieran (en particular los del departamento de ventas y el departamento técnico) que hayan recibido instrucciones al respecto y que, en cualquier caso, están sujetos a una obligación de confidencialidad;
• Nuestros subcontratistas: Sus datos pueden ser comunicados a nuestros proveedores de servicios con el único fin de llevar a cabo el tratamiento para el que fueron recogidos inicialmente. En este contexto, nuestros proveedores de servicios son Procesadores de Datos en el sentido del RGPD, actúan bajo nuestras instrucciones y en nuestro nombre. UNLATCH sólo subcontrata el tratamiento de datos a subcontratistas que presenten garantías suficientes sobre la aplicación de medidas técnicas y organizativas adecuadas. Nuestros principales subcontratistas son Amazon Web Service y OVH para el alojamiento de los datos;
• Autoridades: Sus datos podrán ser comunicados a cualquier autoridad legalmente habilitada para conocerlos (organismos públicos, administración judicial...). 

IV. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Hacemos nuestro mejor esfuerzo para minimizar los casos en los que sus Datos serían transferidos internacionalmente. Por lo tanto, hacemos que sus Datos sean alojados por nuestros subcontratistas dentro del Espacio Económico Europeo. Por lo tanto, no realizamos transferencias directas de sus Datos internacionalmente.

Sin embargo, algunos de nuestros subcontratistas que tienen acceso a los Datos están ubicados en Estados Unidos, lo que constituye una transferencia internacional según el RGPD. En este caso, nos aseguramos de que estas transferencias estén cubiertas por garantías adecuadas según el RGPD, incluida la existencia de cláusulas contractuales tipo.

Además, Unlatch puede recurrir a proveedores de servicios invisibles, cuyo uso implica transferencias de datos personales fuera de la Unión Europea. En este caso, Unlatch implementa las medidas necesarias para que los datos transferidos tengan las garantías adecuadas, como lo requiere la normativa aplicable. En particular, Unlatch establece con dichos proveedores cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Usted reconoce y acepta expresamente la existencia de estas transferencias.

V. DURACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Conservamos sus datos sólo durante el tiempo necesario para los fines para los que se procesan y según lo dispuesto por las leyes aplicables. Al final de este período, eliminamos o anonimizamos los datos. En caso de que las limitaciones técnicas impidan la eliminación o la anonimización, protegeremos los datos y restringiremos su uso activo. Si tiene alguna duda sobre el tiempo de conservación de los datos, póngase en contacto con nuestro responsable de protección de datos: alexandre.larzat@getunlatch.com.

VI. SUS DERECHOS CON RESPECTO A SUS DATOS

Usted tiene los derechos que se enumeran a continuación, de acuerdo con el GDPR.

Para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros directamente por correo electrónico en la siguiente dirección: support@getunlatch.com.

Responderemos a sus solicitudes en el plazo de un mes, que podrá ampliarse a dos meses en función de la complejidad y el número de solicitudes. En caso de que sus solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, podremos negarnos a responder o cobrar por las respuestas. 

• Retirada del consentimiento: Puede retirar su consentimiento para el tratamiento de todos o parte de sus datos en cualquier momento. La retirada del consentimiento puede impedir la prestación de determinados servicios.
• Acceso a los datos: Puede pedirnos detalles sobre los datos a los que tenemos acceso y el tratamiento que realizamos. También puede solicitar una copia de los datos que se están tratando. Las copias adicionales se cobrarán.
• Rectificación de datos: Puede pedirnos que rectifiquemos cualquier dato suyo que sea inexacto lo antes posible.
• Eliminación de datos: Usted puede en cualquier momento, bajo los términos del GDPR, solicitar que algunos o todos sus datos sean eliminados tan pronto como sea posible. En su caso, informaremos a los destinatarios de dichos datos de su solicitud. Esta acción puede impedir la realización de determinados servicios.
• Limitación del tratamiento: En los siguientes casos, usted puede pedirnos que detengamos cualquier acción sobre sus datos, con la excepción de su conservación: (i) Usted cuestiona la exactitud de sus datos, (ii) Usted cree que el tratamiento es ilegal, (iii) Al final del tratamiento, usted no quiere que sus datos sean completamente eliminados. En este caso, en la medida de lo posible, comunicaremos esta solicitud a cualquier destinatario de sus datos y nos pondremos en contacto con usted para conocer los motivos de la solicitud e intentaremos remediar la situación si es necesario.
• Portabilidad de los datos: Puede solicitar que le proporcionemos los datos que tenemos sobre usted en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina o, si es técnicamente posible, que dichos datos se transfieran a otro responsable.

VII. SEGURIDAD DE LOS DATOS

Nos esforzamos por tomar todas las medidas de seguridad necesarias para proteger sus datos, incluyendo las siguientes:

• Control de acceso de los usuarios: contraseña segura para la conexión al área de clientes 
• Medidas de protección del software: uso de Linux, actualizaciones y parches de seguridad
• Copia de seguridad de los datos: copia de seguridad cada hora con 10 años de almacenamiento en OVH
• Cifrado de datos: sitio accesible en https
• Control de los subcontratistas: verificación de la política de privacidad de cada subcontratista;
• Otras medidas: locales seguros 
• Los ordenadores de nuestros empleados están protegidos por contraseña y por programas antivirus y cortafuegos actualizados periódicamente;
• Aplicación de esta política de privacidad
• Concienciación de los empleados;
• Medidas disciplinarias contra los empleados que acceden a los datos procesados sin autorización.

Además, tenga en cuenta que cualquier violación de sus datos se notificará a la CNIL en un plazo máximo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de ella, a menos que no sea probable que la violación suponga un riesgo para sus derechos y libertades. 

También le notificaremos lo antes posible si es probable que la infracción suponga un alto riesgo para sus derechos y libertades de acuerdo con el GDPR.

VIII. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

La fecha de la última revisión de la Política es el 8 de enero de 2021.

Debido al constante desarrollo de nuestra Plataforma y servicios, y en base a requerimientos legales, puede ser necesario modificar esta Política. Se notificará a los interesados cualquier revisión de la política y se solicitará su consentimiento cuando sea necesario.

IX. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

Hemos nombrado a un responsable de la protección de datos para que nos ayude en el cumplimiento con el GDPR.

Esta persona es: Alexandre Larzat, alexandre.larzat@getunlatch.com

Le invitamos a ponerse en contacto con él para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos.

En Madrid, el 13 de mayo de 2024.